Wenn eine Nachwuchskraft ausgelernt hat (=Datum Ausbildungsende), werden die personenbezogenen Daten der Person zunächst archiviert und der Zugriff auf den Account für die Nachwuchskraft gesperrt. Das geschieht automatisch. Administratoren haben die Möglichkeit, eine Person wieder zu aktivieren.

In den Einstellungen kann man zusätzlich festlegen, ob die personenbezogenen Daten einer Person (x) Wochen nach Ausbildungsende unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert werden sollen. Eine Anonymisierung ist sinnvoll, wenn statistische Auswertungen für die Vergangenheit erfolgen sollen. Die Aktivierung einer Person nach dem angegebenen Zeitraum ist nicht möglich.