Roadmap

Für das Ausbildungsmanagement ist die Versetzungsplanung ein zentrales Element. Gut, dass hier eine unserer Kernkompetenzen liegt. In APPRENTIO planst du entweder vollständig online mit dem neuen Planungsfeature oder nutzt alternativ das beliebte APPRENTIO Excel-Planungstool für die (verteilte) Ausbildungsplanung. Mit verschiedenen Planungsebenen, Templates, Ressourcenauslastung, An- und Abwesenheiten, etc.

Das Lösch- und Archivierungskonzept wurde komplett überarbeitet. Es ist jetzt komfortabler, Stamm- und Nutzerdaten (automatisch) zu archivieren und zu löschen. Auch der Export von personenbezogenen Daten ist optimiert worden. Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.

Nachrichten können jetzt auch aus APPRENTIO heraus direkt per E-Mail versendet werden. Mit einem Klick werden die nach Jahrgang und Qualifikation (Beruf) ausgewählten Nachwuchskräfte in dein lokales Mail-Programm übertragen. Dort kann die Nachricht weiter bearbeitet, formatiert und mit Anhängen versehen werden. Empfänger:innen können auf die Mail antworten.

Die Lernzielkataloge für Qualifikationen (Berufe) wurden erweitert. Für einzelne Lernziele können nun auch Wochen und Ausbildungsjahre angegeben werden. Damit ist eine komplette zeitlich-sachliche Gliederung verfügbar. Diese Informationen werden sowohl bei den zugeordneten Stationen, als auch in den Lernzielkatalogen angezeigt.

Um Dateien / Dokumente für alle Personen innerhalb des eigenen Mandanten zur Verfügung zu stellen, haben wir eine zentrale Dateiablage umgesetzt. Es existiert nun ein neuer Menüpunkt. Administratoren können hier beliebig viele Word- PDF-Dateien hochladen. Der Abruf ist für alle Personen (Nachwuchskräfte und Ausbildungsteam) möglich Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.

Mit diesem neuen Feature kannst du für Qualifikationen (Berufe, Duale Studiengänge, Praktika, Weiterbildungen, etc.) eigene Lernziele hinterlegen und anpassen. Jetzt ist es darüber hinaus möglich, diese Lernziele auf andere Qualifikationen zu übertragen und mit anderen APPRENTIO^® Anwenderbetrieben zu teilen. Rezensieren kann man die Vorlagen natürlich auch. Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.

Seit März ist es möglich, die Funktion Single Sign-on (SSO) in den Admin-Einstellungen zu aktivieren. Der SSO basiert auf dem Standard SAML 2.0 und ist bereits vom Beta-Status in den allgemeinen Funktionsumfang übertragen worden. Wenn ihr in euer Organisation über ein zentrales Anmeldesystem (Identity Provider; IdP) verfügt, könnt ihr dieses nun mit APPRENTIO® verknüpfen.

Der Workflow für die Online-Berichte wurde erweitert. Damit du immer siehst, in welchem Status sich die Ausbildungsberichte der Nachwuchskräfte befinden, bekommst du nun eine übersichtliche Darstellung angezeigt, in der jeder Status farblich gekennzeichnet ist. Nun wird es nicht mehr passieren, dass Tätigkeitsberichte nicht berücksichtigt oder bestätigt werden.

Danke für das Feedback innerhalb der APPRENTIO^® Community. Wir haben uns sofort drangemacht und die Darstellung von Bildern beim Durchführen von Tests optimiert. Jetzt kann man in Bilder hineinzoomen, diese verschieben oder drehen. Das ist sinnvoll, um z.B. technische Zeichnungen oder Suchbilder in Tests zu verwenden.

Die Kommunikation wird immer direkter. Nun kannst du neben den Nachrichten auch die integrierte Chat-Funktion in APPRENTIO^® nutzen. Selbstverständlich haben wir an eine DSGVO-konforme Umsetzung gedacht. Nutzer müssen sich zunächst gegenseitig bestätigen, um miteinander zu kommunizieren. Das kann man dann auch innerhalb von (kontextbezogenen) Gruppen. Über den Browser und die Mobile App. So werden Abstimmungen und Konversationen endlich einfacher und zielführender.

Safety first! Die neue Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöht die Sicherheit des APPRENTIO Kontos, da für die Anmeldung zwei Dinge erforderlich sind: etwas, das du kennst, und etwas, das du besitzt. Im Fall von APPRENTIO ist „etwas, das du kennst“ deine E-Mail und dein Passwort, während „etwas, das du besitzt“ eine Anwendung (z.B. eine APP) zum Generieren eines temporären Codes ist. Nutzer können die 2FA mit jeder Authentifizierungsanwendung einrichten, die den TOTP-Standard unterstützt.Du kannst in den Einstellungen selbst festlegen, ob die 2FA für deine Nutzer optional oder verpflichtend genutzt werden muss. Wir plädieren für Letzteres 🙂

Die erste Online-Planungsversion (Beta) in Kombination mit dem APPRENTIO^® Excel-Planungstool ist da. Als Mitglied des Ausbildungsteams (mit Berechtigung) kannst du dir die Einsatzplanung deiner Nachwuchskräfte in einer Online-Planungsansicht anzeigen lassen und diese mit mehreren Filtern (Gruppen, Jahrgängen, Qualifikation) eingrenzen. Es ist eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht verfügbar, die um weitere Informationen erweitert wird. Dazu musst du nur auf den entsprechenden Planungsbalken klicken. Zeiträume werden mit gedrückter Maustaste und durch Bewegen der Maus vorgenommen. Diese Beta-Funktion wird nun in den kommenden Releases immer wieder erweitert.

Der WYSIWYG-Editor für die Tätigkeitsberichte wurde optimiert und die Eingabemaske pro Eintrag erweitert. Zudem können alle Nachwuchskräfte ab sofort für jede Tätigkeit auch eine Datei hochladen / verknüpfen, um so eine Arbeitsprobe oder Ausarbeitung zu hinterlegen.

Jep. Es ist soweit. Du kannst über APPRENTIO^® ab sofort eigene Einstellungstests für Bewerbende und/oder Wissensüberprüfungen für die Nachwuchskräfte einstellen. Die Beta-Funktion findest du unter „Tests“ – obwohl der Begriff nicht ganz eindeutig ist. Denn mit dieser flexiblen Funktion kannst du auch Sicherheitsunterweisungen, Datenschutz-Schulungen oder andere Abfragen erstellen. Extrem hilfreiche Funktion.

Ein digitales Ausbildungsmanagement ist erst dann sinnvoll, wenn Routinetätigkeiten vereinfacht werden. Die werden bei uns mithilfe einstellbarer Workflows abgebildet. In diesem Release haben wir einige Erweiterungen/Verbesserungen bei den Workflow-Einstellungen für Beurteilungen und den Belegungsplänen umgesetzt. In den Einstellungen findest du jetzt weitere Individualisierungsmöglichkeiten.

Habe ich alle Beurteilungen und Feedbacks für meine Nachwuchskräfte erstellt – und wurden die auch bestätigt? Das siehst du jetzt auf deinem Dashboard und in deiner Übersicht. Eine unternehmensweite Darstellung existiert natürlich auch. So werden dir keine Beurteilungen mehr „durch die Lappen“ gehen. Im Belegungsplan erkennst du als Ausbilder*in den aktuellen Stand für jede Nachwuchskraft anhand farblicher Icons.

Mobile First. Ein Großteil der Nutzer:innen von APPRENTIO arbeitet auch mit der Mobile App. Das ist jetzt noch einfacher möglich. Wir haben eine neue Mobile App mit einer neuen Technologie in den App Stores veröffentlicht, die ihr ab sofort nutzen könnt. Enjoy!

Die passgenaue und intelligente Bereitstellung von Informationen für das Ausbildungsteam und die Nachwuchskräfte ist eine der Kernfunktionen von APPRENTIO^®. Darum verbessern wir regelmäßig unsere Kommunikationsfunktionen. So auch in diesem Release. In der Browser-Anwendung von APPRENTIO^® ist das Nachrichtensystem technisch und funktional überarbeitet worden. Du findest nun in der Übersicht einen „Posteingang“ und einen „Postausgang“. Zudem wurden die automatisch-generierten Systemnachrichten (Stationswechsel, Beurteilungen, etc.) optimiert.

Mööp. Nachwuchskräfte aufgepasst! Ab sofort könnt ihr eure Berichtshefte auch online über APPRENTIO^® erstellen. Tätigkeitsnachweise werden (je nach Vorgabe) täglich/wöchentlich oder monatlich angefertigt und mit den jeweiligen Lernzielen verknüpft. Zuständige Ausbilder*innen müssen die Berichte dann abzeichnen und bestätigen – oder mit Kommentaren wieder zurück zur Überarbeitung an die Nachwuchskraft senden. Mehrere Tätigkeitsnachweise werden dann zu einem Berichtsheft zusammengefasst und als PDF exportiert.

Daten sollten immer von den Personen erhoben werden, die sie auch erhalten. Darum können Nachwuchskräfte ihre Noten aus der Berufsschule oder Prüfungsergebnisse etc. auch selbständig eingeben. Diese werden dann im Profil der Nachwuchskraft zusammengefasst und mit der hinterlegten Gewichtung ausgewertet.

In den gesetzlichen Ausbildungsrahmenplänen ist aufgeführt, welche Lerninhalte in welchem Ausbildungsabschnitt vermittelt werden (sollten). Diese Informationen kannst du nun auch in deinem APPRENTIO^® hinterlegen und für deine Organisation individuell anpassen. Für jede Qualifikation (Berufe, Duale Studiengänge, Lehrgänge).

Im Einsatzplan einer Nachwuchskraft und in der Station (Abteilung) sind die Ansprechpartner*innen aus dem Ausbildungsteam nun mit deren Profil verlinkt. Dabei sind wir unserem Prinzip „Privacy-by-Default“ treu geblieben. Es werden nur die individuell vom Ansprechpartner freigegebenen (Kontakt-)Informationen angezeigt. Die Freigabe kann im eigenen Profil unter dem Punkt Einstellungen/Privatsphäre jederzeit angepasst werden.

Die Gruppen wurden um weitere Einstellungen und Berechtigungen erweitert. Bei der Neuanlage einer Gruppe mit Ausbilder*innen und Nachwuchskräften kann zwischen Haupt- und Nebengruppe unterschieden werden. Nachwuchskräfte können nur einer Hauptgruppe, aber mehreren Nebengruppen zugeordnet sein. Hauptgruppen werden mit einem Sternchen gekennzeichnet. Jeder Gruppe können ein Standort und Bild zugeordnet werden.

Ab sofort kannst du eigene Qualifikationen (Berufe, Studiengänge, Lehrgänge, o.ä.) in deinem APPRENTIO^® anlegen. Nach einem Planungsimport werden die Nachwuchskräfte automatisch den Qualifikationen zugeordnet. Für jede Qualifikation können Fächer und Prüfungen mit Gewichtung hinterlegt werden.

Nachwuchskräfte erhalten eine Nachricht, in welcher Station und bei welcher Person sie als nächstes eingesetzt sind (einstellbar). Das Ausbildungsteam erhält eine automatische Erinnerung, welche Nachwuchskräfte in den nächsten Tagen zu ihnen in die Ausbildungsstation kommen (einstellbar). Bei jeder Station (Abteilung) kann festgelegt werden, ob und wann eine Benachrichtigung versendet werden soll

Jeder Nutzer erhält nun eine Übersichtsseite mit den wichtigsten Informationen (z.B. Geburtstage, Aktueller Stationseinsatz, offene Beurteilungen, …). Die Ansichten sind rollenabhängig (Nachwuchskraft, Ausbildungsteam, Administrator).

Wir haben es bereits angekündigt. APPRENTIO^® bekommt einen neuen „Unterbau“ und ist nun noch schneller, noch dynamischer. Das hat auch Auswirkungen auf deine Startseite, die ab sofort folgendem Schema folgt:

https://deinkürzel.apprentio.de

Natürlich wird die alte URL wird auf die neue URL weitergeleitet. Wenn du deine Startseite im Intranet oder anderen Portalen verlinkt hast, solltest du die Webadresse bei Gelegenheit austauschen.

Lange ersehnt – endlich da. Die Smartphone-App wird aktualisiert und erhält neue Ansichten sowie eine verbesserte Benutzeroberfläche. Um die Sicherheit noch zu erhöhen, haben wir eine APPRENTIO^® ID eingebaut. Diese 4-stellige Zeichenfolge ist notwendig, um sich zukünftig in der Smartphone-App anzumelden. Die APPRENTIO^® ID wird auf der Startseite jedes Nutzers angezeigt. Hier ist auch beschrieben, wie man die ID für die Anmeldung in der Smartphone-App verwendet.