Roadmap
Wenn du dich für APPRENTIO entscheidest, erhältst du eine digitale Ausbildungsplattform, die kontinuierlich mit den Anforderungen aller Anwenderbetriebe wächst. Regelmäßig kommen neue Funktionen hinzu. Du kannst selbst entscheiden, ob du die neuen Funktionen nutzen möchtest. Mit APPRENTIO bleibt deine Organisation immer „State-of-the-Art“. Technisch und funktionell. In unserer Roadmap kannst du erkennen, was wir in letzter Zeit veröffentlicht haben – und auf welche Funktionen du dich noch freuen kannst. Die Roadmap liest sich von unten nach oben.
Über neue Funktionen, Optimierungen und ganz neue Ideen diskutieren wir übrigens in der APPRENTIO Community. Wenn du APPRENTIO in deiner Organisation nutzt, kannst du dich gerne beteiligen.

Das ist bereits umgesetzt
Berücksichtigung von Plätzen
Bei den Stationen kann angegeben werden, wie viele Nachwuchskräfte maximal zeitgleich auf eine Station geplant werden können. Diese Information erleichtert die Planung sehr, weil für eine gewählte Station, neben der Kapazität, auch die noch freien Plätze angezeigt werden. Sind bereits mehrere Nachwuchskräfte zeitgleich geplant, veringert sich die Zahl freier Plätze automatisch. Überplanungen von Stationen werden so im vornherein ausgeschlossen (oder nach entsprechendem Hinweis bewusst herbeigeführt).
Ständige Anzeige der Ausbildungsplanung auf allen Ebenen
Es wäre für die Planung sehr hilfreich, wenn dir ohne Umschalten sofort die Planung auf den anderen Ebenen angezeigt würde.
Mit diesem Feature kannst du als Planer:in sehen, welche Planung mit Priorität wie z.B. Schule und Abwesenheit sonst noch erfolgte – ohne die Ebene wechseln zu müssen.
Bei jeder Nachwuchskraft (oder für alle ausgewählten) kannst du im Planungsfenster eine zusätzliche Zeile einblenden, die dir das Endergebnis der Planung (entsprechend der Ebene „Alle Ebenen“) als Referenz zum Planen anzeigt.
Import von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten aus externen HR-Systemen
Neben den Stationen müssen in der Ausbildungsplanung auch Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigt werden. So kann für das Ausbildungsteam und die Nachwuchskräfte sichergestellt werden, dass der Einsatz- und Belegungsplan alle Informationen enthält und immer auf dem aktuellen Stand ist.
Oft werden die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten der Nachwuchskräfte nicht nur in APPRENTIO, sondern auch in anderen Systemen gepflegt. Mit der doppelten Erfassung steigt nicht nur der zeitliche Aufwand, sondern auch die Wahrscheinlichkeit fehlerhafter Daten. Ein neues Plug-Inn löst das Problem, indem diese Daten nur noch in einem System gepflegt werden müssen.
Es ermöglicht den automatischen Import von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten an sogenannte API-Endpunkte. Dabei werden die Daten direkt auf die jeweilige Planungsebene gepielt. Die Planung auf anderen Ebenen (z.B. der Stationsebene) bleibt vom Import unberührt.
Erweiterter Import von Stammdaten
Hurra – wir haben den Import von (vielen) Stammdaten erweitert und verbessert. Stationen, Personen und weitere Stammdaten können jetzt über einen komfortablen Wizzard per Bulk-Import in APPRENTIO überführt werden. Damit wird die Einführung für große Ausbildungsorganisationen noch einfacher 🙂
Die Funktion steht allen Anwenderbetrieben in allen Versionen zur Verfügung.
Erweiterte Online-Planung
Für das Ausbildungsmanagement ist die Versetzungsplanung ein zentrales Element. Gut, dass hier eine unserer Kernkompetenzen liegt. In APPRENTIO planst du entweder vollständig online mit dem neuen Planungsfeature oder nutzt alternativ das beliebte APPRENTIO Excel-Planungstool für die (verteilte) Ausbildungsplanung. Mit verschiedenen Planungsebenen, Templates, Ressourcenauslastung, An- und Abwesenheiten, etc.
Archivieren, Anonymisieren und Löschen von (Nutzer-) Daten
Das Lösch- und Archivierungskonzept wurde komplett überarbeitet. Es ist jetzt komfortabler, Stamm- und Nutzerdaten (automatisch) zu archivieren und zu löschen. Auch der Export von personenbezogenen Daten ist optimiert worden. Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.
Nachrichtenfunktion mit Mail-Versand
Nachrichten können jetzt auch aus APPRENTIO heraus direkt per E-Mail versendet werden. Mit einem Klick werden die nach Jahrgang und Qualifikation (Beruf) ausgewählten Nachwuchskräfte in dein lokales Mail-Programm übertragen. Dort kann die Nachricht weiter bearbeitet, formatiert und mit Anhängen versehen werden. Empfänger:innen können auf die Mail antworten.
Zeitlich-sachliche Gliederung im Lernzielkatalog
Die Lernzielkataloge für Qualifikationen (Berufe) wurden erweitert. Für einzelne Lernziele können nun auch Wochen und Ausbildungsjahre angegeben werden. Damit ist eine komplette zeitlich-sachliche Gliederung verfügbar. Diese Informationen werden sowohl bei den zugeordneten Stationen, als auch in den Lernzielkatalogen angezeigt.
Zentraler Datenspeicher
Um Dateien / Dokumente für alle Personen innerhalb des eigenen Mandanten zur Verfügung zu stellen, haben wir eine zentrale Dateiablage umgesetzt. Es existiert nun ein neuer Menüpunkt. Administratoren können hier beliebig viele Word- PDF-Dateien hochladen. Der Abruf ist für alle Personen (Nachwuchskräfte und Ausbildungsteam) möglich Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.
Vorlagen für Lernziele erstellen, übertragen und teilen
Mit diesem neuen Feature kannst du für Qualifikationen (Berufe, Duale Studiengänge, Praktika, Weiterbildungen, etc.) eigene Lernziele hinterlegen und anpassen. Jetzt ist es darüber hinaus möglich, diese Lernziele auf andere Qualifikationen zu übertragen und mit anderen APPRENTIO® Anwenderbetrieben zu teilen. Rezensieren kann man die Vorlagen natürlich auch. Eine genauere Beschreibung findest du im News-Beitrag.
Single Sign-on (SSO)
Seit März ist es möglich, die Funktion Single Sign-on (SSO) in den Admin-Einstellungen zu aktivieren. Der SSO basiert auf dem Standard SAML 2.0 und ist bereits vom Beta-Status in den allgemeinen Funktionsumfang übertragen worden. Wenn ihr in euer Organisation über ein zentrales Anmeldesystem (Identity Provider; IdP) verfügt, könnt ihr dieses nun mit APPRENTIO® verknüpfen.
Status-Übersicht für Tätigkeitsberichte
Der Workflow für die Online-Berichte wurde erweitert. Damit du immer siehst, in welchem Status sich die Ausbildungsberichte der Nachwuchskräfte befinden, bekommst du nun eine übersichtliche Darstellung angezeigt, in der jeder Status farblich gekennzeichnet ist. Nun wird es nicht mehr passieren, dass Tätigkeitsberichte nicht berücksichtigt oder bestätigt werden.
Optimierung der Online-Tests
Danke für das Feedback innerhalb der APPRENTIO® Community. Wir haben uns sofort drangemacht und die Darstellung von Bildern beim Durchführen von Tests optimiert. Jetzt kann man in Bilder hineinzoomen, diese verschieben oder drehen. Das ist sinnvoll, um z.B. technische Zeichnungen oder Suchbilder in Tests zu verwenden.
Chat
Die Kommunikation wird immer direkter. Nun kannst du neben den Nachrichten auch die integrierte Chat-Funktion in APPRENTIO® nutzen. Selbstverständlich haben wir an eine DSGVO-konforme Umsetzung gedacht. Nutzer müssen sich zunächst gegenseitig bestätigen, um miteinander zu kommunizieren. Das kann man dann auch innerhalb von (kontextbezogenen) Gruppen. Über den Browser und die Mobile App. So werden Abstimmungen und Konversationen endlich einfacher und zielführender.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Safety first! Die neue Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöht die Sicherheit des APPRENTIO Kontos, da für die Anmeldung zwei Dinge erforderlich sind: etwas, das du kennst, und etwas, das du besitzt. Im Fall von APPRENTIO ist „etwas, das du kennst“ deine E-Mail und dein Passwort, während „etwas, das du besitzt“ eine Anwendung (z.B. eine APP) zum Generieren eines temporären Codes ist. Nutzer können die 2FA mit jeder Authentifizierungsanwendung einrichten, die den TOTP-Standard unterstützt.Du kannst in den Einstellungen selbst festlegen, ob die 2FA für deine Nutzer optional oder verpflichtend genutzt werden muss. Wir plädieren für Letzteres 🙂
Online-Planung
Die erste Online-Planungsversion (Beta) in Kombination mit dem APPRENTIO® Excel-Planungstool ist da. Als Mitglied des Ausbildungsteams (mit Berechtigung) kannst du dir die Einsatzplanung deiner Nachwuchskräfte in einer Online-Planungsansicht anzeigen lassen und diese mit mehreren Filtern (Gruppen, Jahrgängen, Qualifikation) eingrenzen. Es ist eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht verfügbar, die um weitere Informationen erweitert wird. Dazu musst du nur auf den entsprechenden Planungsbalken klicken. Zeiträume werden mit gedrückter Maustaste und durch Bewegen der Maus vorgenommen. Diese Beta-Funktion wird nun in den kommenden Releases immer wieder erweitert.
Verbesserte Erfassung von Ausbildungsberichten
Der WYSIWYG-Editor für die Tätigkeitsberichte wurde optimiert und die Eingabemaske pro Eintrag erweitert. Zudem können alle Nachwuchskräfte ab sofort für jede Tätigkeit auch eine Datei hochladen / verknüpfen, um so eine Arbeitsprobe oder Ausarbeitung zu hinterlegen.
Online-Tests für Bewerbende und Nachwuchskräfte
Jep. Es ist soweit. Du kannst über APPRENTIO® ab sofort eigene Einstellungstests für Bewerbende und/oder Wissensüberprüfungen für die Nachwuchskräfte einstellen. Die Beta-Funktion findest du unter „Tests“ – obwohl der Begriff nicht ganz eindeutig ist. Denn mit dieser flexiblen Funktion kannst du auch Sicherheitsunterweisungen, Datenschutz-Schulungen oder andere Abfragen erstellen. Extrem hilfreiche Funktion.
Erweiterung und Verbesserung der Workflows
Ein digitales Ausbildungsmanagement ist erst dann sinnvoll, wenn Routinetätigkeiten vereinfacht werden. Die werden bei uns mithilfe einstellbarer Workflows abgebildet. In diesem Release haben wir einige Erweiterungen/Verbesserungen bei den Workflow-Einstellungen für Beurteilungen und den Belegungsplänen umgesetzt. In den Einstellungen findest du jetzt weitere Individualisierungsmöglichkeiten.
Rücklaufkontrolle für Beurteilungen
Habe ich alle Beurteilungen und Feedbacks für meine Nachwuchskräfte erstellt – und wurden die auch bestätigt? Das siehst du jetzt auf deinem Dashboard und in deiner Übersicht. Eine unternehmensweite Darstellung existiert natürlich auch. So werden dir keine Beurteilungen mehr „durch die Lappen“ gehen. Im Belegungsplan erkennst du als Ausbilder*in den aktuellen Stand für jede Nachwuchskraft anhand farblicher Icons.
Neue Mobile App für Android und iOS
Mobile First. Ein Großteil der Nutzer:innen von APPRENTIO arbeitet auch mit der Mobile App. Das ist jetzt noch einfacher möglich. Wir haben eine neue Mobile App mit einer neuen Technologie in den App Stores veröffentlicht, die ihr ab sofort nutzen könnt. Enjoy!
Verbesserung des Nachrichten-Centers
Die passgenaue und intelligente Bereitstellung von Informationen für das Ausbildungsteam und die Nachwuchskräfte ist eine der Kernfunktionen von APPRENTIO®. Darum verbessern wir regelmäßig unsere Kommunikationsfunktionen. So auch in diesem Release. In der Browser-Anwendung von APPRENTIO® ist das Nachrichtensystem technisch und funktional überarbeitet worden. Du findest nun in der Übersicht einen „Posteingang“ und einen „Postausgang“. Zudem wurden die automatisch-generierten Systemnachrichten (Stationswechsel, Beurteilungen, etc.) optimiert.
Berichtshefte online führen
Mööp. Nachwuchskräfte aufgepasst! Ab sofort könnt ihr eure Berichtshefte auch online über APPRENTIO® erstellen. Tätigkeitsnachweise werden (je nach Vorgabe) täglich/wöchentlich oder monatlich angefertigt und mit den jeweiligen Lernzielen verknüpft. Zuständige Ausbilder*innen müssen die Berichte dann abzeichnen und bestätigen – oder mit Kommentaren wieder zurück zur Überarbeitung an die Nachwuchskraft senden. Mehrere Tätigkeitsnachweise werden dann zu einem Berichtsheft zusammengefasst und als PDF exportiert.
Schulnoten, Zeugnisnoten und Prüfungsergebnisse eingeben
Daten sollten immer von den Personen erhoben werden, die sie auch erhalten. Darum können Nachwuchskräfte ihre Noten aus der Berufsschule oder Prüfungsergebnisse etc. auch selbständig eingeben. Diese werden dann im Profil der Nachwuchskraft zusammengefasst und mit der hinterlegten Gewichtung ausgewertet.
Lernzielkataloge (Ausbildungs-rahmenpläne) hinterlegen
In den gesetzlichen Ausbildungsrahmenplänen ist aufgeführt, welche Lerninhalte in welchem Ausbildungsabschnitt vermittelt werden (sollten). Diese Informationen kannst du nun auch in deinem APPRENTIO® hinterlegen und für deine Organisation individuell anpassen. Für jede Qualifikation (Berufe, Duale Studiengänge, Lehrgänge).
Kontakt-Infos im Einsatzplan
Im Einsatzplan einer Nachwuchskraft und in der Station (Abteilung) sind die Ansprechpartner*innen aus dem Ausbildungsteam nun mit deren Profil verlinkt. Dabei sind wir unserem Prinzip „Privacy-by-Default“ treu geblieben. Es werden nur die individuell vom Ansprechpartner freigegebenen (Kontakt-)Informationen angezeigt. Die Freigabe kann im eigenen Profil unter dem Punkt Einstellungen/Privatsphäre jederzeit angepasst werden.
Optimierung der Gruppen-Funktion
Die Gruppen wurden um weitere Einstellungen und Berechtigungen erweitert. Bei der Neuanlage einer Gruppe mit Ausbilder*innen und Nachwuchskräften kann zwischen Haupt- und Nebengruppe unterschieden werden. Nachwuchskräfte können nur einer Hauptgruppe, aber mehreren Nebengruppen zugeordnet sein. Hauptgruppen werden mit einem Sternchen gekennzeichnet. Jeder Gruppe können ein Standort und Bild zugeordnet werden.
Individuelle Qualifikationen (Berufe) anlegen
Ab sofort kannst du eigene Qualifikationen (Berufe, Studiengänge, Lehrgänge, o.ä.) in deinem APPRENTIO® anlegen. Nach einem Planungsimport werden die Nachwuchskräfte automatisch den Qualifikationen zugeordnet. Für jede Qualifikation können Fächer und Prüfungen mit Gewichtung hinterlegt werden.
Automatische Benachrichtigungen bei Stationswechsel
Nachwuchskräfte erhalten eine Nachricht, in welcher Station und bei welcher Person sie als nächstes eingesetzt sind (einstellbar). Das Ausbildungsteam erhält eine automatische Erinnerung, welche Nachwuchskräfte in den nächsten Tagen zu ihnen in die Ausbildungsstation kommen (einstellbar). Bei jeder Station (Abteilung) kann festgelegt werden, ob und wann eine Benachrichtigung versendet werden soll
Rollenbasierte Dashboards
Jeder Nutzer erhält nun eine Übersichtsseite mit den wichtigsten Informationen (z.B. Geburtstage, Aktueller Stationseinsatz, offene Beurteilungen, …). Die Ansichten sind rollenabhängig (Nachwuchskraft, Ausbildungsteam, Administrator).
Neue URL für deine Startseite
Wir haben es bereits angekündigt. APPRENTIO® bekommt einen neuen „Unterbau“ und ist nun noch schneller, noch dynamischer. Das hat auch Auswirkungen auf deine Startseite, die ab sofort folgendem Schema folgt:
https://deinkürzel.apprentio.de
Natürlich wird die alte URL wird auf die neue URL weitergeleitet. Wenn du deine Startseite im Intranet oder anderen Portalen verlinkt hast, solltest du die Webadresse bei Gelegenheit austauschen.
APPRENTIO ID für die Mobile App
Lange ersehnt – endlich da. Die Smartphone-App wird aktualisiert und erhält neue Ansichten sowie eine verbesserte Benutzeroberfläche. Um die Sicherheit noch zu erhöhen, haben wir eine APPRENTIO® ID eingebaut. Diese 4-stellige Zeichenfolge ist notwendig, um sich zukünftig in der Smartphone-App anzumelden. Die APPRENTIO® ID wird auf der Startseite jedes Nutzers angezeigt. Hier ist auch beschrieben, wie man die ID für die Anmeldung in der Smartphone-App verwendet.
Vorbereitungen für das Major-Release im Januar 2019
Das wird spannend. Im nächsten Monat veröffentlichen wir ein größeres Major-Release. Intern nennen wir das Projekt „APPRENTIO® 2.0. Das behalten wir aber für uns, denn die Bezeichnung ist irgendwie so 2010… Daher wurden in diesem Release letzte Vorbereitungen für eine neue Datenbankstruktur und Performace-Optimierungen vorgenommen. Neue Funktionen folgen dann im Januar.
Erweiterung der Nachrichten-Funktion
Der Twitter-Ansatz hat nicht funktioniert 😉 Ab sofort kannst du Nachrichten mit mehr als 256 Zeichen über dein APPRENTIO® an Nachwuchskräfte und das Ausbildungsteam versenden. Die kommen dann als Push-Nachricht im Browser oder der Mobile App an – und werden (auf Wunsch) per E-Mail versendet. Die Personen wählst du komfortabel über Filter aus. Das erleichtert die Informationsverteilung enorm.
Einsatzplan für Nachwuchskräfte als Kalenderansicht NEU
Die individuellen Einsatzpläne (Ausbildungspläne) für Nachwuchskräfte und dem Ausbildungsteam werden jetzt noch übersichtlicher dargestellt. Ab sofort kann man zwischen einer Listen- und einer Kalenderansicht wählen. In der Mobile App wird weiterhin die Listenansicht verwendet, da diese Darstellungsform von den Anwender*innen präferiert wird.
Nachwuchskräfte können den Abteilungseinsatz bewerten
Juhuu! Ab sofort steht euch (neben den digitalen Beurteilungen) auch eine Feedback-Funktion für die Nachwuchskräfte zur Verfügung. Selbstverständlich könnt ihr das Formular bzw. Template individuell gestalten oder unser Standard-Template verwenden. Nach einem Stationseinsatz wird den Nachwuchskräften das Feedback angeboten. Dies kann auch anonym erfolgen. Die Auswertungen erfolgen synonym zu den Beurteilungen und werden in den einzelnen Stationen dokumentiert. Einem ganzheitlichen 360° Feedback steht so nichts mehr im Wege 🙂
Überarbeitetes Design der Benutzeroberflächen
Ab und zu muss man die Wohnung mal lüften und feucht durchwischen. Das haben wir auch bei APPRENTIO® getan. Die Oberflächen strahlen nun in neuem Glanz. Zudem wurde die Standard-Schriftart geändert, so dass sich der Fließtext angenehmer liest.
Erweiterung des Import-Algorithmus (Import des Excel-Planungstools)
Das Excel-Planungstool (siehe AZUBI-PLANER) wurde um weitere Stammdaten und Planungsoptionen erweitert. Daraufhin haben wir die Importschnittstelle für die Versetzungsplanung angepasst und den Import-Algorithmus optimiert.
Dir fehlen Funktionen?
Kein Problem. Melde dich einfach bei uns. Gemeinsam schauen wir, ob die Funktionen für die Standard-Roadmap vorgesehen sind – oder wir deine Anforderungen individuell umsetzen können. Bekommen wir schon hin.