APPRENTIO® verfügt über Rollen- und kontextbezogenes Berechtigungssystem. Grundsätzlich sind die Zugriffsrechte so konzipiert, dass die Anforderungen des Art. 24 EU-DSGVO nach datenschutzfreundlichen Voreinstellungen gewahrt sind. Personen können immer nur die eigenen Daten einsehen.

Über den Kontext und/oder dezidierte Berechtigungen erhalten z.B. Nutzer in der Rolle „Ausbildungsteam“ Zugriff auf ausgewählte Daten der Nachwuchskräfte, die in „ihren“ Ausbildungsstationen eingesetzt sind. Die Berechtigung auf die Daten wird wieder entzogen, wenn die Nachwuchskräfte die Station wieder verlassen.