Neue APPRENTIO^® Funktion: Archivieren, Anonymisieren und Löschen von (Nutzer-) Daten

Wenn man Cloud- oder Software-as-a-Service-Anwendungen mit personenbezogenen Daten im Unternehmen nutzt, sollte man jederzeit in der Lage sein, (Nutzer-) Daten über die Benutzeroberfläche zu archivieren, zu anonymisieren und zu löschen. Selbstverständlich nur mit den entsprechenden Berechtigungen. Bei APPRENTIO^® ist das schon lange der Fall – allerdings waren diese Funktionen nicht durchgängig intuitiv und anwenderfreundlich.

Seit September (Release 2020-09) ist das viel komfortabler. Um Personen, Stationen und Qualifikationen aus eurem APPRENTIO^® zu entfernen, stehen euch jetzt folgende Optionen zur Verfügung:

• Personen (Bewerbende, Nachwuchskräfte, Ausbildungsteam)
  können zunächst archiviert und bei Bedarf mit sämtlichen Daten wieder aktiviert werden. Archivierte Personen könnt ihr anonymisieren. Bei den Nachwuchskräften geschieht das auch automatisiert nach Ausbildungsende. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten derart verändert, dass Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr einer Person zugeordnet werden können – jedoch für eure allgemeinen Statistiken und Auswertungen noch zur Verfügung stehen. Alle anderen Daten einer Person (wie z.B. Name, Personalnummer und Kontaktdaten) werden unwiderruflich gelöscht.Natürlich könnt ihr Personen auch manuell und sofort unwiderruflich aus dem System löschen.Zuvor könnt ihr den betroffenen Personen die in APPRENTIO^® gespeicherten Daten per Knopfdruck als Datenexport zur Verfügung stellen. Die Personen erhalten dann (nach eigener Authentifizierung) eine ZIP-Datei mit allen personenbezogenen Stammdaten.
• Stationen
  könnt Ihr zunächst archivieren, ggfs. wiederherstellen oder unwiderruflich aus dem System löschen. Alternativ kann eine Station mit einer anderen zusammengeführt werden – die Ansprechpartner, Beurteilungen, Lernziele etc. werden dann übertragen.
• Qualifikationen
  könnt Ihr ebenfalls archivieren und anschließend entweder wiederherstellen oder unwiderruflich löschen.

Was bringt das?

Zunächst einmal könnt ihr euren Pflichten nach Auskunftsersuchen jederzeit nachkommen – selbständig und ohne unserer Hilfe. Zusätzlich arbeitet ihr mit einem komplett DSGVO-konformen Ausbildungsmanagementsystem, dass euch mit Automatisierungsregeln bei euren Lösch- und Aufbewahrungspflichten unterstützt. Allgemeine Statistikdaten bleiben jedoch erhalten und ihr seid jederzeit auskunftsfähig.

Die beschriebenen Funktionen haben noch einen weiteren Nutzen: Durch die Exportfunktion der personenbezogenen Daten braucht ihr keine analogen Azubimappen oder ähnliches mehr führen (lassen). Jede Nachwuchskraft kann in ihrem eigenen Profil alle Dokumente und Informationen im Ausbildungsverlauf sammeln und speichern. Am Ende der Ausbildung erhält die Person dann eine ZIP-Datei mit allen Dateien, Formularen und Ergebnissen.

Spart ne Menge Papier und schon die Umwelt. Denn APPRENTIO^® wird selbstverständlich mit 100% Ökostrom betrieben.

Das Zusammenführen von Stationen ist ebenfalls sehr hilfreich. Wenn sich interne Umstrukturierungen ergeben, könnt ihr Ausbildungsabteilungen, Lehrgänge etc. nun einfacher zusammenführen und behaltet gleichzeitig die Historie und Stammdaten.

Eine detailierte Beschreibung findet ihr im Helpdesk.

Diese Funktion ist verfügbar in den Versionen: